Każdy UG, UM, Starostwo Powiatowe oraz podległe jednostki organizacyjne, które zatrudniają powyżej 50 pracowników, są zobowiązane do ustanowienia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń naruszenia prawa UE i krajowego, obsługi tych zgłoszeń oraz wdrożenia zasad ochrony osób zgłaszających - SYGNALISTÓW.

Po wejściu w życie Ustawy o ochronie sygnalistów firmy wykonają pierwsze przeliczenie liczby osób wykonujących na ich rzecz pracę zarobkową wg stanu na 1 stycznia 2025r. i określają czy spełniają wymóg liczby pracowników. Jeśli ich liczba przekracza 50 – są zobowiązani do wdrożenia ustawy.

Zobowiązane są do wdrożenia podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób oraz JST i jednostki podległe oraz obligatoryjnie wszystkie podmioty wymienione w USTAWIE o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML).

Sygnalistami mogą być osoby fizyczne w kontekście związanym z pracą:

• pracownicy podmiotu (umowa o pracę, zlecenie),
• stażyści, praktykanci, wolontariusze,
• przedsiębiorcy,
• współpracownicy,
• akcjonariusze, wspólnicy, członkowie organów,
• pracownicy wykonawców, podwykonawców i dostawców przedsiębiorcy zobowiązanego.

Sygnalista nie może być stroną w zgłaszanym problemie oraz w przypadku pracowników i współpracowników oraz zgłoszenie nie może być w ramach obowiązków służbowych.

Nowe zobowiązanie w praktyce będzie dotyczyło wielu podmiotów publicznych:

• urzędów gmin, miast, powiatów i jednostek organizacyjnych - z wyłączeniem gmin i powiatów liczących mniej niż 10 tys mieszkańców.

W praktyce oznacza, że nawet 10 tysięcy jednostek samorządowych i organizacyjnych w Polsce będzie objętych obowiązkiem wdrożenia kanału zgłaszania nieprawidłowości.

W firmie sygnalista zobowiązany jest do składania zgłoszeń poprzez utworzony przez pracodawcę kanał informacyjny. Pracodawca ma obowiązek chronić tożsamość i zabezpieczyć interesy SYGNALISTY przed negatywnymi skutkami.

Firmy i instytucje publiczne (JST) będą zobowiązane m.in. do:

• zaprojektowania bezpiecznych kanałów przyjmowania zgłoszeń w sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenie,
• wyznaczenia bezstronnej osoby do podejmowania działań w związku z otrzymanym zgłoszeniem z jego powołaniem (Compliance Officer),
• przygotowania i wdrożenia Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych,
• zapoznania z nim pracowników,
• ocena czy zgłoszenie spełnia wymogi Ustawy o Sygnalistach i czy osoba zgłaszająca podlega ochronie prawnej,
• podejmowania działań następczych w związku ze stwierdzeniem naruszenia, takich jak np. przekazania sprawy do odpowiedniego działu, innej instytucji i organu państwowego lub wszczęcie postępowania dyscyplinarnego wobec osoby odpowiedzialnej za naruszenie,
• przygotowania raportu końcowego, zawierającego ustalenia faktyczne oraz rekomendacje działań następczych,
• prowadzenia Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych,
• informowania SYGNALISTĘ o planowanych lub przeprowadzonych działaniach następczych.

Ustawa przywiduje możliwość zgłaszania nieprawidłowości trzema kanałami:

1. wewnętrznym - zgłoszenie do podmiotu / pracodawcy,
2. zewnętrznym (do właściwego organu), również z pominięciem kanału wewnętrznego lub
3. w drodze ujawnienia publicznego (w ostateczności, jeśli wcześniej dokonano zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego i nie zostały podjęte żadne działania).

• interesów finansowych Unii Europejskiej,
• zasad rynku wewnętrznego,

a także dziedzin m.in.:

• prawa pracy,
• zamówień publicznych,
• usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
• bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt,
• zdrowia publicznego,
• ochrony konsumentów,
• ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych.

Rozporządzenie w swojej idei także ma pomagać we właściwej organizacji podmiotów publicznych i przedsiębiorstw oraz podnieść prestiż firmy/podmiotu. Dzięki niej może uzyskać korzyści takie jak:

• zwiększenie efektywności zarządzania poprzez zapobieganie nadużyciom i unikanie kryzysów,
• pomoc w zapewnieniu zgodności z prawem,
• wdrożenie dobrych rozwiązań poprzez wnioski racjonalizatorskie obiektywnych obserwatorów,
• wskazówki mogące usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa/podmiotu.

Wprowadzenie systemu zachęt ma służyć poszerzeniu wiedzy na temat celowości zgłoszeń oraz edukacji na temat korzyści dla zgłaszającego oraz pracodawcy.

Jeśli Wasz podmiot jest zobowiązany do wdrożenia Ustawy o sygnalistach – zapraszamy do kontaktu.